Не е късно за промени в движение

Да предадете посланието си на някого не винаги е лесно, особено когато слушателят е разсеян от редица външни фактори. Освен това всички имаме различни предпочитания за начина, по който възприемаме информация, така че е важно да познавате добре вашия събеседник и да адаптирате подхода си към специфичните му нужди. В противен случай може да се озовете в битка, която не можете да спечелите. Това казва Итън Ф. Бекер, съавтор на на бестселъра „Mastering Communication at Work: How to Lead, Manage, and Influence.“

„Хората мислят и обработват информация по един от два начина – индуктивно или дедуктивно. Тези с индуктивно мислене с правят наблюдения и анализират различна информация, за да стигнат до заключение. При дедуктивния метод се започва с хипотеза, която се доказва чрез различни наблюдения и анализи на информация“, казва той.

Проблемът е, че много често всеки от двата похода води до негативна реакция, когато е използван при човек, предпочитащ другия.

„Няма обаче правилен или грешен, ефективен или неефективен поход. Всичко зависи от това кой е вашия събеседник“, казва Бекер.

Индуктивно срещу дедуктивно слушане

Може да разберете какъв е мисловният процес на вашия събеседник по начина, по който той представя информация. Директен ли е, или се изразява по заобиколен начин? Разказва ли историята стъпка по стъпка, или минава направо към най-важната ѝ част? След като разпознаете предпочитания начин на изразяване на човека, с който общувате, приспособете посланията и въпросите си на база тези тенденции.

„Хората често приемат, че мениджърите използват предимно дедуктивно мислене. Това не винаги е така. Истината е, че трябва да се вслушвате внимателно в думите на вашия събеседник и да сте готови да приспособявате подхода си към него. Това е ценно умение, подобно на способността на някой футболисти да ритат точно и с двата крака“, казва Бекер.

Например, главният изпълнителен директор на вашата компания може да разсъждава чрез индуктивния метод. Ако искате той да одобри скъпо пътуване и участие в конференция, може да кажете нещо от рода на: „Току що обядвах с нашия мениджър продажби и той ми разказа за търговска конфренция, която ще се проведе тази седмица в Лас Вегас. Нашите конкуренти ще присъстват, като смятам, че можем да привлечем много нови клиенти, ако вземем участие. Аз мога да пътувам, но участието ще струва  5 хил. долара. Мислите ли, че трябва да имаме присъствие?“

„Когато искате ви е значително, представянето на цялата информация помага на човека с индуктивния начин на мислене да се подготви за въпроса. Първо представете данните и след това питайте“, казва Бекер.

Ако директорът ви предпочита дедуктивния подход, обърнете конструкцията на вашето послание, започвайки първо с цената, последвана от причините това участие да си заслужава.

Слушането и имейлите

Правилата за индуктивно или дедуктивно мислене са полезни и при писмената комуникация. „При имейлите почти винаги трябва да се подхожда дедуктивно“, категоричен е Бекер. „Индуктивният имейл може да бъде разочароващ, като получателят или няма да го прочете до края или няма да го разбере. Обикновено може да вземете последния ред и да го поставите в самото начало, изтривайки останалия текст“, добавя той.

Според него индуктивните имейли имат логика само в един случай. „Такъв имейл може да изпратите на приятел, с когото не сте се срещали от години. В този случай може да излеете душата си“, казва той.

Промяна в движение

Добрата новина е, че ако използвате погрешния подход в началото на комуникацията това не означава, че сте обречени на провал, казва Бекер. „Ако видите, че другият човек е не ви слуша внимателно или очевидно е раздразнен от разговора, направете кратка пауза“, съветва той. „Може би предоставяте посланието си чрез индуктивния подход, а събеседникът ви предпочита дедуктивния. Променете подхода си и повторете информацията, която смятате, че не е достигнала до ответната страна. С практиката тези промени в движение ще станат по-лесни“, добавя Бекер.

Както вече казахме, няма правилен и грешен метод за представяне на информация. Когато адаптирате комуникационния си стил към нуждите на човека, който ви слуша, основната ви цел е да бъдете максимално точни и разбираеми.

„Днес има толкова много възможности за неразбирателство и неяснота в комуникацията. Вашата цел е да представите идеите си по начин, по който слушателят може най -добре да ги разбере и да не стигне до погрешни заключения, които да насочат разговора в нежелана посока“, казва Бекер.

Стефани Воза за FastCompany.com

Превод и редакция: Георги Георгиев / Мениджър Нюз