Забързаният свят превърна много от нас в хора, обсебени от управлението на времето. Ние инвестираме голяма част от този най-ценен ресурс в търсенето на системи и инструменти, които да ни помогнат да постигнем повече резултати за по-кратко време. Макар че някои от тези системи и инструменти действително имат ефект и заслужават внимание, много от тях поддържат редица вредни митове за управлението на времето. Ето няколко от тях:
По-доброто управление на времето води до по-висока ефективност
Може да звучи странно, но връзката между управлението на времето у продуктивността е относително слаба. Представянето на човек не зависи само от времето, което той влага в определена дейност. Всички сме чували старата поговорка: „работете по-умно, а не по-усърдно“. Въпросът не е в това колко работа може да свършите за определено време, а каква част от работата ви има позитивен ефект върху останалите. Трябва да преструктурираме управлението на времето по такъв начин, че неговият фокус да бъде насочен към качеството, а не количеството.
Означава ли това, че трябва да игнорираме всички съвети за управление на времето? Не точно. Има доказателства, че управлението на времето може да има положителен ефект върху нашето благосъстояние. Важното в случая е да не се фокусираме толкова върху повишаването на продуктивността, колкото върху поддържането на добра ефективност при максимално минимизиране на стреса.
Успехът зависи от управлението на времето
Повечето техники за управление на времето предлагат различни подходи за разпределението на нашите задачи в списъци и календари. Това оказва минимален ефект върху успеха ни в изпълнението на тези задачи. Най-добрият начин за поддържане на добра продуктивност при ниски нива на стрес е чрез „филтриране“ на задачите. Колкото и добре да управлявате времето си, ако се натоварите с твърде много задължения, никога няма да имате достатъчно време, за да се справите с всичко.
Най-важното е да се научите да задавате въпроси и да казвате не. Когато ви предложат участие в някакъв проект, винаги питайте за детайли. Не се ангажирайте с нещо, ако не знаете каква роля ще изпълнявате, как изглежда по-голямата картина и колко време ще ви отнеме всичко това. Ние често се включваме в проекти, които в крайна сметка се превръщат в дългосрочни ангажименти, така че е важно да имате ясна представа с какво точно се захващате.
Не по-малко важно е да зададете правилните очаквания от самото начало. Ние не се свеним да се оплакваме от това колко много работа имаме. Добре е да сме не по-малко открити в разясняването на това колко време можем да отделим от нашето ежедневие за проекта, в който ни предлагат да участваме. Независимо дали става въпрос за ваш колега, партньор или ръководител, хората ще ви уважават повече ако подхождате открито и реалистично към поемането на подобни ангажименти, вместо ако приемате задачи без да се замисляте и по-късно се отказвате от тях, тъй като не можете да смогнете на натоварването.
Срещите са загуба на време
Постоянно виждам истории за това как най-различни знаменитости и супер успешни изпълнителни директори, от Опра Уинфри до Марк Кюбан, оптимизират времето си, като отказват да присъстват на работни срещи. Разбира се, човек не трябва автоматично да приема всяка покана за среща, но повечето от нас имат нормална работа и съответно шефове, колеги и клиенти, пред които отговаряме. Повечето хора нямат нужната автономия, за да могат просто да откажат работните срещи.
Вместо да следвате това крайно и трудно приложимо предложение, просто трябва да бъдете по-целенасочени във вашите срещи. Една добра техника в случая е нареждането на няколко срещи една след друга, така че да не минавате постоянно от режим на работа към режим на дискусия, което изисква много енергия и разбива концентрацията.
Друг добър подход е да оставяте в графика си време за „изолация“, в което да се фокусирате върху по-трудоемките си задачи. Тук обаче става въпрос за работно време, така че не оставяйте тези си задачи за вкъщи, когато трябва да се възстановявате от работата (или в случаи, че подобно на повечето хора вече работите изцяло от дома си, не оставяйте тези задачи за свободното си време). Твърде много хора прекарват цялото си време в срещи, без да си оставят време за работа. Не правете тази грешка.
В крайна сметка ключът към ефективното управление на времето е в поддържането на реалистични очаквания. Целта ви трябва да бъде да предоставяте висококачествена работа, докато поддържате ниски нива на стрес. Техниките, триковете и инструментите за управление на времето помагат, но те не могат да бъдат решение на проблемите ви. Ако обаче оползотворявате времето си целенасочено – чрез филтриране на задачите и стратегически подход към работата с другите, то тогава ще имате всичкото време, от което се нуждаете, за да изпълнявате качествено ангажиментите си.
Скот Дъст за FastCompany.com
Превод и редакция: Георги Георгиев / Мениджър Нюз
